El circuito de facturas de proveedores – el número de orden de la factura

Tan pronto como se reciban, las facturas de proveedores se deben registrar en Microsoft Dynamics AX, en un fichero Excel, o en alguna otra utilidad para evitar pérdidas. El número asignado se anotará asímismo en el original de la factura para su rápida localización y dependerá de la herramienta que se use para la gestión de facturas de proveedores.

En Microsoft Dynamics AX 2009 tenemos dos diarios en el módulo Proveedores que pueden realizar esta función:

  1. Registro de facturas
  2. Grupo de facturas excluidas de registro

y en este caso el número de orden que escribiremos en la factura recibida corresponderá al número de asiento que Dynamics asigna en los formularios.

Podemos utilizar un fichero Excel con las columnas que precisemos para realizar nuestro control. Como es natural, hablo de crear un fichero en el que anotemos todas las facturas conforme se van recibiendo, las vayamos a contabilizar o no, y todos los datos relevantes de la factura así como, si se quiere de los datos básicos de pago y quien debe aprobar la factura. Es un fichero cronológico.

También podemos utilizar otras herramientas como por ejemplo:

En cualquier caso, debemos asociar el escaner de la factura que realizamos en su momento, con el registro que hagamos con el fin de poder recuperar una copia de la factura siempre que la necesitemos para alguna comprobación o para enseñarla a las autoridades fiscales o a los auditores. Es preciso recordar que el original de la factura está archivado junto con el pago de la factura:

En el caso de Microsoft Dynamics AX 2009, se deberá usar la utilidad de gestión de documentos; en el caso del archivo de Excel, habrá que enlazar al escaner de la factura; en el caso de otras herramientas habrá que ver en cada caso.

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