Si en la hipotética compañía de servicios de la que estamos hablando, recibimos 400 ó 500 facturas mensuales, está claro que tenemos que pensar con cuidado cuál será el circuito de gestión y control apropiados para no incurrir en costes innecesarios. En este sentido, se debe eliminar el tiempo y los costes de fotocopiar las facturas y del alquiler del espacio que ocupan las fotocopias. Inmersos en la era de las tecnologías de la información, las fotocopias no tienen sentido.
- Una persona -y un sustituto por vacaciones o enfermedad-, recopilará todas las facturas que llegan a la compañía.
- A medida que vayan llegando, las anotará en Dynamics o en un fichero Excel o en cualquier otra herramienta de las existentes en el mercado y que veremos en un próximo post.
- El número secuencial que cualquiera de esas herramientas debe asignar a cada registro, se anotará en la factura para una rápida localización.
- Ahora es el momento de escanear la factura.
- El original de la factura será el que continuará el circuito de facturas de proveedores: aprobación, contabilización y pago. Esos originales se guardarán como justificante del pago.
- El diseño de un sello que contenga los espacios para las firmas de aprobación de la factura, del pago, así como los números de diario, códigos de dimensión, etc. será muy útil para gestionar ordenadamente el circuito de facturas y la rápida identificación de la situación de cada factura.
MS Dynamics AX 2009 